Maîtriser MS Project
Dernière mise à jour : Novembre 2025
Parcours d'apprentissage
Partie 1 : Concepts de Base et Définitions
Partie 2 : Initialisation et Planification des Tâches
Partie 3 : Analyse du Réseau et Optimisation Temporelle
Partie 4 : Gestion des Ressources et Coûts
Partie 5 : Suivi et Pilotage
Partie 6 : Procédures Pratiques
Partie 7 : Exercices et Études de Cas
Partie 1 : Concepts de Base et Définitions
Chapitre 1 : Introduction à la Gestion de Projet et MS Project
1.1 Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?
La gestion de projet implique de jongler avec de nombreuses variables : tâches, ressources, délais, coûts. Un outil comme Microsoft Project permet de :
- Planifier efficacement les tâches et les délais.
- Gérer les ressources (humaines, matérielles) et éviter les surcharges.
- Suivre l'avancement en temps réel par rapport aux prévisions.
- Analyser les coûts et maîtriser le budget.
- Communiquer grâce à des rapports clairs.
Chapitre 2 : Diagramme de Gantt et PERT
2.1 Le Diagramme de Gantt
C'est l'outil de visualisation le plus populaire. Il représente les tâches sous forme de barres horizontales sur un calendrier.
- Axe horizontal : Le temps (Jours, Semaines, Mois).
- Axe vertical : La liste des tâches.
- Barres : La longueur représente la durée de la tâche.
- Liens : Les flèches montrent les dépendances entre les tâches.
Utilité : Idéal pour visualiser le planning, l'avancement et les chevauchements de tâches.
2.2 Le Diagramme de PERT (Réseau de tâches)
Le PERT (Program Evaluation and Review Technique) se concentre sur les relations logiques entre les tâches plutôt que sur le calendrier.
Il permet de mettre en évidence le Chemin Critique : la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet. Tout retard sur une tâche critique retarde la fin du projet.
Chapitre 3 : Méthodes de calcul (Dates et Marges)
3.1 Dates au Plus Tôt et au Plus Tard
MS Project calcule automatiquement ces dates pour chaque tâche :
Dates au Plus Tôt (Early Dates)
La date la plus proche à laquelle une tâche peut commencer (Début au plus tôt) et finir (Fin au plus tôt), compte tenu de ses prédécesseurs.
Dates au Plus Tard (Late Dates)
La date limite à laquelle une tâche doit commencer ou finir pour ne pas retarder la fin du projet.
3.2 La Marge (Slack / Float)
C'est la flexibilité dont on dispose pour planifier une tâche.
- Marge Libre : Retard possible sans impacter le début des successeurs immédiats.
- Marge Totale : Retard possible sans impacter la date de fin du projet.
Chapitre 4 : Gestion des Coûts (Concepts)
MS Project permet de gérer trois types de coûts :
Coûts Fixes
Montant forfaitaire pour une tâche, indépendant de la durée ou des ressources (ex: achat d'une licence logicielle).
Coûts liés aux Ressources
Calculés selon un taux horaire (Travail) ou un coût unitaire (Matériel). Ex: 50 MAD/heure * 10h = 500 MAD.
Coût Total
Somme des coûts fixes et des coûts des ressources affectées.
Partie 2 : Initialisation et Planification des Tâches
Chapitre 1 : L'interface de MS Project
L'interface utilise le "Ruban" (Ribbon) similaire aux autres outils Office.
- Onglet Tâche : Pour créer, lier, et formater les tâches.
- Onglet Ressource : Pour gérer l'équipe et le matériel.
- Onglet Projet : Pour les informations globales et les calendriers.
- Onglet Rapport : Pour générer des rapports visuels et des tableaux de bord.
- Onglet Affichage : Pour basculer entre Gantt, Tableau des ressources, etc.
- La Chronologie (Timeline) : Vue synthétique en haut de l'écran.
Chapitre 2 : Paramétrage du Projet
2.1 Informations sur le projet
La première étape consiste à définir la Date de début du projet. Par défaut, MS Project planifie à partir de cette date (Planning prévisionnel).
👉 Comment faire ?
- Allez dans l'onglet PROJET.
- Cliquez sur le bouton Informations sur le projet.
- Dans la fenêtre, saisissez la date dans le champ Date de début.
- Validez par OK.
2.2 Création d'un nouveau calendrier
Le calendrier définit les heures ouvrées. MS Project propose 3 modèles de base (Standard, 24h, Nuit), mais il est recommandé de créer son propre calendrier pour le projet.
👉 Comment faire ?
- Allez dans l'onglet PROJET > Modifier les horaires de travail.
- Cliquez sur le bouton Créer un nouveau calendrier (en haut à droite).
- Donnez un nom (ex: "Calendrier Projet A") et cochez "Faire une copie de Standard".
- Validez par OK.
2.3 Ajouter le samedi matin (9h - 14h)
Par défaut, le samedi est chômé. Voici comment le rendre ouvré.
👉 Comment faire ?
- Toujours dans la fenêtre "Modifier les horaires de travail", assurez-vous que votre nouveau calendrier est sélectionné en haut.
- Allez dans l'onglet Semaines de travail (en bas).
- Cliquez sur la ligne "[Défaut]" puis sur le bouton Détails... (à droite).
- Dans la liste de gauche, sélectionnez Samedi.
- Cochez Définir des heures de travail spécifiques pour ces jours.
- Dans le tableau, saisissez : De : 09:00 | À : 14:00.
- Validez par OK deux fois.
2.4 Appliquer le nouveau calendrier au projet
Créer un calendrier ne suffit pas, il faut dire à MS Project de l'utiliser pour ce projet.
👉 Comment faire ?
- Allez dans l'onglet PROJET > Informations sur le projet.
- Dans la liste déroulante Calendrier, choisissez votre nouveau calendrier.
- Validez par OK.
2.5 Changer la devise (MAD)
Pour travailler avec des Dirhams Marocains au lieu de l'Euro ou du Dollar.
👉 Comment faire ?
- Cliquez sur l'onglet FICHIER (tout à gauche) > Options.
- Dans la fenêtre, cliquez sur l'onglet Affichage (à gauche).
- En bas, dans la section "Options de devise pour ce projet" :
- Symbole : Saisissez "MAD" ou "DH".
- Placement : Choisissez "100 MAD" (après le nombre).
- Validez par OK.
Chapitre 3 : Saisie et Structuration des Tâches
3.1 Mode de Tâche (Auto vs Manuel)
MS Project propose deux modes de planification. Il est fortement recommandé d'utiliser le mode Automatique.
- Planification Manuelle (Punaise) : Les dates ne bougent pas, même si les liens changent. Utile pour figer des dates, mais dangereux pour le calcul dynamique.
- Planification Automatique (Rectangle bleu) : MS Project calcule les dates en fonction des liens, durées et calendriers.
👉 Comment faire ?
En bas à gauche de la fenêtre, cliquez sur "Nouvelles tâches : Planifiées manuellement" et changez-le en "Nouvelles tâches : Planifiées automatiquement".
3.2 WBS (Work Breakdown Structure)
Il est essentiel de structurer le projet en phases et sous-tâches. Dans MS Project, on utilise l'indentation (Abaisser/Hausser la tâche) pour créer cette hiérarchie.
- Tâche Récapitulative : Tâche parente (en gras) qui résume la durée et le coût de ses sous-tâches.
- Jalon (Milestone) : Tâche de durée 0 jour, marquant une étape clé (ex: "Validation Client").
👉 Comment faire ?
- Créer une phase (Indenter) : Sélectionnez la ou les tâches à mettre en sous-tâche > Allez dans l'onglet TÂCHE > Groupe Planifier > Cliquez sur l'icône Abaisser la tâche (Flèche verte vers la droite).
- Créer un Jalon : Saisissez "0 jour" dans la colonne Durée d'une tâche OU Double-cliquez sur la tâche > Onglet Avancées > Cochez Marquer la tâche en tant que jalon.
Chapitre 4 : Ordonnancement (Prédécesseurs)
Les 4 types de liaisons
Lag et Lead (Décalages)
On peut ajouter un délai positif (Lag) ou négatif (Lead) sur un lien.
Exemple : "Peindre le mur" (FD + 2 jours de séchage) -> "Accrocher les tableaux".
👉 Comment faire ?
- Lier des tâches : Sélectionnez les tâches (Ctrl + Clic) > Onglet TÂCHE > Groupe Planifier > Cliquez sur l'icône Lier les tâches sélectionnées (Chaîne).
- Ajouter un décalage : Double-cliquez sur la flèche de lien directement sur le diagramme de Gantt > Une fenêtre s'ouvre > Saisissez une valeur (ex: "2j" ou "-1j") dans le champ Retard.
Partie 3 : Analyse du Réseau et Optimisation Temporelle
Chapitre 1 : Le Diagramme de PERT Manuel
Comment créer un diagramme PERT ? Les étapes.
Comment suivre l'avancement d'un projet, organiser et coordonner l’enchaînement des tâches ? Il s'agit de la finalité de la méthode PERT à utiliser de concert avec un diagramme de Gantt. Un outil particulièrement précieux pour des projets complexes où des tâches sont interdépendantes avec des chemins parallèles. L'objectif étant de maîtriser le délai de réalisation.
Le nom représente l'acronyme de "Program Evaluation and Review Technic". Il s'agit d'un outil visuel d'ordonnancement et de planification de projet.
Son but est d'organiser les tâches sous la forme d'un réseau afin de faciliter la gestion du projet. Cette représentation graphique permet d'identifier les connexions entre les différentes tâches, les temps d'exécution, les interdépendances.
A savoir : le PERT est proche de la méthode du chemin critique (Critical Path Method - CPM) qui a pour objectif d'identifier le chemin permettant le temps de réalisation le plus court possible, non compressible.
Pourquoi utiliser le Réseau P.E.R.T. ?
Cet outil facilite la maîtrise du projet. En effet, il permet de :
- Donner une vue réelle de la livraison du projet,
- Anticiper l'affectation des ressources humaines et financières, des moyens techniques,
- Identifier les tâches à traiter plus rapidement si l'on souhaite livrer le projet plus tôt,
- Repérer les tâches à traiter simultanément (travail en parallèle) et les tâches antérieures,
- Identifier les tâches critiques et le non-critique pour tenir les délais - permet par exemple de redéployer des ressources si nécessaire,
- Préparer la construction d'un planning Gantt.
- Affecter des responsabilités (voir la méthode RACI).
Représentation graphique du diagramme
Le diagramme s'organise sous forme de réseau. Il possède un début et une fin, des étapes et des tâches.
Les tâches sont représentées par des flèches encadrées par 2 étapes (ou nœuds). Chaque étape possède une date au plus tôt et une date au plus tard.
Définition du réseau PERT
A noter : pour l'ensemble des explications, nous avons utilisé des nombres de jours au lieu de dates. Il est ainsi plus facile de comprendre la logique. Une date au plus tôt de 5 jours correspond à 5 jours après le début du projet.
Les étapes pour créer un PERT
1. Préparez les tâches
Commencez par lister les tâches - Soyez exhaustif en restant sur un niveau de détail gérable. Vous pouvez utiliser la méthode du brainstorming pour ne rien oublier et découper le projet avec le WBS (Work Breakdown Structure).
2. Estimez leur durée et leur(s) antécédent(s)
Pour chaque tâche, évaluer le temps nécessaire pour leur traitement.
| Tâche | Durée | Antécédent(s) |
|---|---|---|
| A | 2 | - |
| B | 8 | - |
| C | 5 | A |
| D | 2 | B |
| E | 6 | B |
| F | 5 | E |
| G | 3 | A,D |
Exemple de tableau d'antériorités
3. Construisez le réseau en reliant les tâches entre elles
Reprenez le tableau avec la liste de tâches et montez le réseau en utilisant les liens de dépendance (les antécédents). Indiquez sur le graphique la désignation des tâches et leur durée comme défini précédemment.
Comment construire un P.E.R.T ?
La tâche en pointillés est qualifiée de fictive. Nous verrons plus bas comment la traiter.
4. Indiquez les dates au plus tôt
Prenez la première étape (ici "1"), ajoutez la date au plus tôt de l'étape précédente à la durée de la tâche qui la concerne : 0 + 2 (tâche A) = 2.
Faites de même pour l'ensemble des tâches. Par exemple pour l'étape 4 : 8 + 6 (tâche E) = 14.
Le Diagramme PERT
Lorsque plusieurs tâches convergent vers une même étape (ici l'étape de Fin), retenez comme date au plus tôt, le nombre de jours le plus grand des différentes possibilités.
- Le chemin passant par la tâche C donne une date au plus tôt de 7 jours
- par la tâche G, 13 jours
- par F, 19 jours
On retient donc 19 jours, car le projet se finira au plus tôt 19 jours après son début.
Le cas de la tâche fictive
Concernant la G, elle possède 2 antérieurs D et A. Comme une tâche ne peut être représentée que par une seule flèche, il est nécessaire de créer une tâche fictive. Comme la D possède la date au plus tôt la plus élevée, on crée à son extrémité de façon conventionnelle l'étape 3 - puis on crée une tâche fictive G' avec une durée de 0 reliant les étapes 1 et 3.
5. Renseignez les dates au plus tard
Parcourez le chemin inverse pour calculer les dates au plus tard. Partez de la dernière étape et indiquez la date au plus tard égale à la date au plus tôt, ici 19 jours. Puis remontez le graphe en retranchant cette fois à la date au plus tard de l'étape en question, la durée de la tâche qui la précède pour trouver la date au plus tard de l'étape positionnée en amont.
Exemple pour l'étape 1 : 19 jours (nœud final) - 5 jours (tâche C) = 14 jours.
Planning PERT : dates au plus tard
Lorsque 2 tâches ont pour origine la même étape, calculez les dates dans les 2 cas et retenez la date la plus petite. Procédez de la même manière avec les tâches fictives.
Exemple pour l'étape 2 : en passant par la tâche D, la date au plus tard est de 14, alors que via l'étape E, nous avons 8. Nous retenons donc 8.
6. Calculez les marges des tâches
Ces marges sont des degrés de liberté qui permettent d'absorber des retards. Elles assurent la flexibilité du projet.
Marge Totale
Le retard que peut prendre la réalisation d'une tâche sans impacter la date de fin du projet.
Exemple tâche D : 16 - 2 - 8 = 6 jours.
Marge Libre
Le retard que peut prendre la réalisation d'une tâche sans impact sur la date au plus tôt des tâches suivantes.
Note : Marge libre <= Marge totale.
| Tâche | Marge libre | Marge totale |
|---|---|---|
| A | 0 | 12 |
| C | 12 | 12 |
| B | 0 | 0 |
| D | 0 | 6 |
| G | 6 | 6 |
| E | 0 | 0 |
| F | 0 | 0 |
Calcul des marges dans l'exemple
7. Définition du chemin critique
Il s'agit du chemin passant par les tâches dont la marge totale est nulle. Ce tracé indique le délai incompressible pour réaliser le projet.
Réseau PERT : chemin critique
Une fois le PERT terminé, il est conseillé de construire un planning Gantt pour faciliter la visualisation et la gestion au quotidien.
A noter que ce diagramme ne se monte pas une fois pour toutes en début de projet. Il demande à être actualisé en fonction des événements (retards...).
Chapitre 2 : Analyse dans MS Project (Chemin Critique)
Le Chemin Critique
C'est la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet. Si une tâche critique prend du retard, tout le projet est en retard. (Marge Totale = 0).
👉 Comment l'afficher dans MS Project ?
- Allez dans l'onglet FORMAT (Outils Diagramme de Gantt).
- Cochez la case Tâches critiques.
- Les barres des tâches critiques deviennent Rouges.
Partie 4 : Gestion des Ressources et Coûts
Chapitre 1 : Définition des Ressources
Avant d'affecter, il faut lister les ressources disponibles dans le Tableau des ressources.
| Type de Ressource | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Travail | Personnes ou équipements facturés au temps. | Développeur (50 MAD/h), Chef de projet. |
| Matériel | Consommables facturés à la quantité. | Béton (m3), Papier (rame), Câbles (m). |
| Coût | Frais divers sans quantité ni taux horaire. | Billet d'avion, Frais d'hôtel. |
👉 Comment faire ?
- Allez dans l'onglet AFFICHAGE (ou TÂCHE).
- Cliquez sur le bouton déroulant tout à gauche (Gantt) et choisissez Tableau des ressources.
- Saisissez simplement le Nom, choisissez le Type et indiquez le Taux standard (Coût horaire).
Chapitre 2 : Affectation des Ressources
L'équation fondamentale de MS Project :
Si j'affecte 2 personnes (200%) sur une tâche de 4 jours initialement prévue pour 1 personne, MS Project réduira automatiquement la durée à 2 jours (Pilotage par l'effort).
👉 Comment faire ?
- Méthode 1 (Simple) : Dans le Diagramme de Gantt, colonne Noms ressources > Sélectionnez les ressources dans la liste déroulante.
- Méthode 2 (Détaillée) : Double-cliquez sur la tâche > Onglet Ressources > Sélectionnez la ressource et saisissez le pourcentage dans Unités (ex: 50%).
- Méthode 3 (Formulaire) : Onglet AFFICHAGE > Cochez Détails (Groupe Fractionner l'affichage) > Un formulaire apparaît en bas de l'écran pour affecter finement.
Chapitre 3 : Optimisation (Nivellement)
La Surutilisation
Si une ressource travaille plus que son calendrier ne le permet (ex: 12h/jour au lieu de 8h), elle apparaît en rouge (Bonhomme rouge).
Solutions :
- Décaler les tâches (Nivellement automatique ou manuel).
- Ajouter des ressources.
- Accepter les heures supplémentaires.
👉 Comment faire ?
- Repérer les surcharges : Allez dans l'onglet AFFICHAGE > Cliquez sur Tableau des ressources. Les ressources surchargées sont en Rouge.
- Nivellement automatique : Allez dans l'onglet RESSOURCE > Groupe Nivellement > Cliquez sur Niveler tout. (Attention, cela déplace les tâches et peut changer la date de fin du projet !).
Chapitre 4 : Gestion des Coûts
MS Project calcule automatiquement le coût du projet en fonction des ressources affectées et de leur taux horaire, ainsi que des coûts fixes.
Visualiser les coûts
Pour voir le budget total : Onglet PROJET > Informations sur le projet > Bouton Statistiques.
Partie 5 : Suivi et Pilotage
Chapitre 1 : La Planification de Référence (Baseline)
C'est une "photo" du projet validé avant le démarrage. Elle gèle les dates, durées et coûts prévus.
Pourquoi ? Sans référence, impossible de comparer le "Prévu" vs "Réalisé". Si le projet dérape, on ne saura pas de combien.
👉 Comment faire ?
- Une fois votre planning terminé et validé : Allez dans l'onglet PROJET.
- Groupe Planification > Cliquez sur Définir la planification de référence.
- Confirmez en cliquant sur OK (Pour le projet entier).
Chapitre 2 : Saisie de l'Avancement
Il existe plusieurs méthodes pour mettre à jour le projet :
- % Achevé : Simple (ex: Tâche faite à 50%). Moins précis.
- Dates Réelles : Saisir la date réelle de début et de fin.
- Travail Réel et Restant : "J'ai travaillé 10h, il en reste 5h". C'est la méthode la plus précise.
👉 Comment faire ?
- Sélectionnez la tâche concernée.
- Allez dans l'onglet TÂCHE > Groupe Planifier.
- Cliquez sur les boutons de pourcentage (0%, 25%, 50%, 75%, 100%).
- Pour plus de précision : Cliquez sur le bouton Marquer sur la piste > Mettre à jour les tâches.
Chapitre 3 : Analyse des Écarts
Le Gantt Suivi (Tracking Gantt)
Ce diagramme affiche deux barres pour chaque tâche :
- Barre Grise : Planification de référence (Ce qui était prévu).
- Barre Bleue/Rouge : Planification réelle (Ce qui se passe vraiment).
Si la barre bleue dépasse à droite de la grise, la tâche est en retard.
👉 Comment faire ?
- Allez dans l'onglet TÂCHE ou AFFICHAGE.
- Cliquez sur le bouton déroulant Diagramme de Gantt (tout à gauche).
- Sélectionnez Gantt Suivi dans la liste.
Chapitre 4 : Rapports et Tableaux de Bord
MS Project propose des rapports graphiques dynamiques (Burndown charts, Vue d'ensemble des coûts, Vue d'ensemble du travail) pour communiquer l'état du projet aux parties prenantes.
👉 Comment faire ?
- Allez dans l'onglet RAPPORT.
- Cliquez sur une catégorie (ex: Tableaux de bord).
- Choisissez un rapport (ex: Vue d'ensemble du projet).
- Vous pouvez ensuite personnaliser les graphiques et les copier-coller dans PowerPoint ou Word.
Partie 6 : Procédures Pratiques
Partie 7 : Exercices et Études de Cas
Chapitre 1 : Exercices d'application
Exercice 1 : Paramétrage du Calendrier
Objectif : Créer un calendrier personnalisé pour une entreprise marocaine.
Données :
- Horaires : Lundi au Vendredi, 8h30-12h30 et 14h30-18h30.
- Jours fériés à inclure : 1er Janvier, 11 Janvier (Manifeste de l'Indépendance), 1er Mai.
- Projet > Modifier les horaires de travail > Créer un nouveau calendrier "Maroc Standard".
- Onglet "Semaines de travail" > Détails > Sélectionner Lun-Ven > "Définir des heures spécifiques" > Saisir 8:30-12:30 et 14:30-18:30.
- Onglet "Exceptions" > Ajouter "Nouvel An" (01/01), "Manifeste" (11/01), "Fête Travail" (01/05).
- Projet > Informations sur le projet > Choisir "Maroc Standard".
Exercice 2 : Liaisons et Chemin Critique
Objectif : Identifier le chemin critique.
Tâches :
- A (3 jours)
- B (4 jours), prédécesseur A
- C (2 jours), prédécesseur A
- D (5 jours), prédécesseur B et C
Chemin 1 : A -> B -> D = 3 + 4 + 5 = 12 jours.
Chemin 2 : A -> C -> D = 3 + 2 + 5 = 10 jours.
Conclusion : Le chemin critique est A-B-D (12 jours). C'est le chemin le plus long. La tâche C a une marge de 2 jours.
Chapitre 2 : Étude de Cas Complète - "Lancement d'un Site E-commerce"
Énoncé du Projet
Vous êtes chef de projet web. Vous devez planifier la création d'un site e-commerce.
1. Les Tâches (WBS)
- Phase 1 : Conception
- Rédaction Cahier des charges (5j)
- Maquettes graphiques (10j)
- Validation Client (Jalon, 0j)
- Phase 2 : Développement
- Installation Serveur (1j)
- Développement Front-end (15j)
- Développement Back-end (20j)
- Intégration (5j)
- Phase 3 : Recette et Déploiement
- Tests unitaires (5j)
- Formation client (2j)
- Mise en ligne (1j)
2. Les Ressources
- Chef de Projet (400 MAD/j)
- Designer (300 MAD/j)
- Développeur Fullstack (350 MAD/j)
- Serveur de test (Coût fixe : 100 MAD)
3. Contraintes
- Le Front-end et le Back-end doivent commencer en même temps (Lien DD).
- L'intégration ne peut commencer que si Front et Back sont finis.
- La validation client est un prérequis pour le développement.
Travail à faire
- Saisir les tâches et structurer le WBS (Phases).
- Définir les jalons.
- Créer les liens selon les contraintes.
- Créer les ressources et les affecter.
- Identifier le coût total du projet et la date de fin prévue.
- Enregistrer la planification de référence.
- Simuler un retard de 5 jours sur le "Développement Back-end" et analyser l'impact.